I en businessvärld med för många möten, så är det rätt vanligt att både chefer och anställda försöker hitta anledningar till varför de inte kan delta. Möten upplevs ofta som resultatlösa, tidskrävande och ineffektiva. Men det finns ett simpelt knep att ta till för att ändra på det: mötesinbjudningen! Med en tydlig och välskriven mötesinbjudan så tar du första steget till ett lyckat säljmöte. Här är fyra tips på hur du skriver en riktigt bra mötesinbjudan!
1. Förklara varför personen är inbjuden
För att motverka att möten upplevs som slöseri av tid, så är det viktigt att säkerställa att deltagarna av mötet faktiskt behöver vara där. Förklara i din mötesinbjudan vilka kunskaper och inputs som behövs och vilka som eventuellt behöver delta för att ta del av informationen. Om alla deltagare känner att de kommer kunna bidra med något, så främjas viljan att delta och positiviteten kring mötet!
2. Ha tydliga mål för mötet
Varför ska mötet hållas? Vilka beslut ska fattas? Om alla mötesdeltagarna känner till syftet av mötet, så kommer de kunna vara fokuserade, organiserade och engagerade. Bifoga en agenda för mötet. Att ha dagordningen nära till hands är ett bra produktivitetsverktyg som också tillåter bättre förberedelser. Mötet kan användas till diskussioner och brainstorming, istället för att titta över dokument.
3. Specificera alla detaljer
Det är lätt att glömma bort logistiken kring ett möte. Inkludera alla praktiska detaljer såsom portkod, rumsnummer och ett telefonnummer till en av mötesarrangörerna. Om det blir några sista-minuten ändringar så är det skönt att kunna nå rätt person. Berätta gärna även om det kommer serveras mat eller kaffe. En jämn energinivå under mötet är alltid bra och då kan alla komma med rätt förutsättningar. Vidare så kan du använda påminnelsefunktionen på din mailplattform. Det är ett superbra verktyg för alla som inte ständigt har sin kalender uppe.
4. Be alla OSA
Förvänta dig inte att personer kommer på ett möte bara för att de är inbjudna. Be alla OSA, samla in svaren och följ upp med dem som inte lämnat besked en till två dagar innan mötet. Gör det enkelt att OSA med en action-knapp i slutet av mailet, de flesta mailtjänster erbjuder en liknande tjänst!
För att sammanfatta ovanstående punkter kan du tänka att du ska svara på de klassiska journalistfrågorna: Vad, När, Var, Vem och Varför. Mötesdeltagarna kommer kunna förbereda sig, aktivt bidra och känna positivitet och inspiration inför mötet. Syftet med en mötesinbjudan är att vara ett tonsättande verktyg som gynnar alla! Sist men inte minst: se till att faktiskt skicka en mötesinbjudan – även för korta, interna möten. Att bara droppa förbi någons kontor kan uppfattas som ett störningsmoment. Ge alla en chans att komma förbereda och målmedvetna, oavsett hur litet mötet än är!
